Word een pro in woordvoering; 10 praktische tips

1. Kies je woordvoerder

Weeg af of een onderwerp door jou als communicatiespecialist toegelicht kan worden, of dat het goed is om een bestuurder of vakspecialist aan het woord te laten. Kies altijd voor de woordvoerder die het beste past bij het onderwerp en de vraag. Is er sprake van een koerswijziging van je organisatie, of een onderwerp waarover veel te doen is? Zorg dan dat een directeur of bestuurder de woordvoering doet. Gaat het om het begrijpelijk maken van ingewikkelde materie? Dan is een collega die met de poten in de klei staat en communicatief is waarschijnlijk de beste keuze.

2. Bereid je voor

Een journalist of andere gesprekspartner bereidt het gesprek goed voor. Dus of je nu zelf als woordvoerder optreedt, of een collega: goede voorbereiding is key. Vraag de journalist in een voorbereidend gesprek wat hij of zij wil weten. Doe vervolgens een snelle mediascan op het onderwerp om eventuele vragen te ondervangen die door andere media al eerder gesteld zijn en schrijf jullie tekst uit. Doe dit in twee delen:

• Maak een korte boodschap waar in staat wat jouw organisatie kwijt wil en die aansluit bij de doelgroep. De boodschap bestaat uit je standpunt, de onderbouwing en de actie. Oefen de boodschap een paar keer voordat het interview begint.
• Q&A. Op basis van je voorbereiding stel je een aantal vragen en antwoorden op. Dit zijn de vragen waarvan je verwacht dat de journalist ze gaat stellen. Kijk vooral ook naar de gevoelige vragen en bereid hier een passend antwoord op.

3. Improviseer, maar met mate

Hoe nauwkeurig de voorbereiding ook is, er worden ongetwijfeld ook vragen gesteld die jullie niet hadden verwacht of anders worden gesteld dan gedacht. Laat je niet verleiden om onjuiste antwoorden te geven. Als je iets niet weet, of de gegevens niet paraat hebt, kun je altijd aangeven dat het antwoord later volgt. Houd je bij de feiten en weeg je woorden zorgvuldig af. Ga geen discussie aan, maar houd het bij een gesprek. En wil of kun je ergens niet op antwoorden, geef dat dan aan.

4. Eerlijkheid duurt het langst

Wees altijd eerlijk. Dat betekent niet dat je verplicht bent alles te vertellen, maar zorg ervoor dat wat je vertelt waar is. Zorg dat je transparant bent waar mogelijk en leg het uit als je iets niet kan of mag zeggen. Je kunt beter niet je eerlijkheid aankondigen door te zeggen ‘Ik zal eerlijk zijn…’ want daarmee suggereer je dat je dat eerder niet was. Wees dus subtiel. Dat komt je geloofwaardigheid ten goede.

5. Wees maar gewoon mens

Iedereen is een mens. Ook een woordvoerder. Je mag dus tegen de journalist vooraf vertellen dat je het best spannend vindt. Het is niet erg om emoties te tonen bij het vertellen van een heftige boodschap. Verduidelijkt een persoonlijk verhaal of anekdote de situatie? Vertel maar. Breng het wel professioneel: houd teveel emotie of echte privézaken voor jezelf.

6. Sluit aan bij je doelgroep

Voer een gesprek zoals je dat ook met de buurman doet. Wees vriendelijk, voorkom jargon en wees benaderbaar. Begrijp wat je doelgroep wil weten en vertel dat in begrijpelijke taal. Je doelgroep is niet alleen de journalist, maar meteen ook iedere kijker, lezer of luisteraar. Benoem ook de emoties die je doelgroep heeft. Ook als dit negatief is.

7. Bouw aan je relaties

Spreek je regelmatig journalisten? Zorg dan voor een goede relatie. Wees informeel en goed bereikbaar. Door een goede band, weten jullie elkaar te vinden als het nodig is.

8. Vertel wat wél zo is (en niet wat er niet is)

Bij alle soorten woordvoering, maar vooral in crisistijd, is het heel belangrijk om te vertellen wat wél zo is en wat luisteraars vooral wél moeten doen. Zeg dus in het geval van een gifwolk niet: “Ga niet naar buiten”, maar: “Blijf binnen”. In verschillende onderzoeken is aangetoond dat mensen vaak het woordje ‘niet’ niet horen. Hetzelfde geldt voor het ontkrachten van je boodschap, voorkom het gebruik van het woordje ‘maar’.

9. Voor de camera? Train!

Sta jij of je woordvoerder een journalist te woord op tv of radio? Dat is spannend, zeker als het live is. Oefen daarom zelf eens voor de spiegel, samen met je collega’s, film elkaar of volg een workshop. En bedenk altijd van tevoren wat het belangrijkste punt is dat je aan de kijker over wilt brengen. Dat helpt je ongetwijfeld!

10. Tot slot! Kies de beste plek

Tot slot is er één gouden regel die we je meegeven: houd de regie op de locatie waar je gefilmd wordt. Voorkom achtergronden met rommeltjes of veel afleiding. Of in het geval van crisis: ga niet voor een al te heftig of druk scenario staan.