4 tips voor het invullen van een communicatieframe

Het communicatieframe helpt om de juiste vragen te stellen, uit te zoeken wat in een organisatie nodig is en na te denken hoe communicatie daaraan kan bijdragen. Het frame bestaat uit acht bouwstenen. Vier aan de linkerkant en vier aan de rechterkant van het model. Kort uitgelegd is een volledig ingevuld communicatieframe in balans.

Bij het invullen van het frame is rekening gehouden met in- en externe factoren en omstandigheden en de stakeholders die nodig zijn om de ambitie te realiseren. Er zijn genoeg bronnen om die ambitie waar te maken. Het is duidelijk wie welke rol vervult en we hebben een aanpak gebaseerd op wat mogelijk is. En dat állemaal op één vel papier. Klinkt simpel, maar schijn bedriegt. Hieronder een aantal tips!

Hoe ga je te werk?

Organiseer één of meerdere interactieve sessies met je collega’s, afhankelijk van het vraagstuk. Ons advies is om uit alle lagen van de organisatie deelnemers uit te nodigen. Zo wordt het plan van iedereen! Tijdens de sessies ga je concreet aan de slag. Samen loop je rustig alle stappen van het frame door. Stel kritische vragen bij elke bouwsteen. Vervolgens is het belangrijk om de tijd te nemen alle informatie te verwerken en te verzamelen.

En dan? Het frame toetsen bij de deelnemers, het plan concreet maken, vervolgstappen afspreken. Zo voorkom je dat een plan in de la belandt en niet meer dan een plan blijft. De communicatieadviseurs van Lievens zijn allemaal bekend met het frame en kunnen bij elke stap faciliteren, ondersteunen en adviseren! Hieronder vind je ook enkele tips (om aan deelnemers mee te geven) om het meest uit de sessies te halen. Geen ervaring vereist!

• Laat de vragen op je afkomen

Misschien word je wel tureluurs van alle vragen die op je afkomen. Dit doen de gespreksleiders om je te dwingen om keuzes te maken. Door het stellen van vragen, komt men tot de kern van het vraagstuk. Als inhoudsdeskundige en eigenaar van het vraagstuk ben jij aan zet.

• Houd het concreet

Om een strategie op één pagina te krijgen, worden doelen kort en krachtig geformuleerd. Het gevaar? Het doel is niet duidelijk. Benoem daarom niet alleen dat je iets wilt verbeteren, maar ook hoe je dit gaat doen. Heb je meerdere doelstellingen? Dan volgen er ook meerdere aanpakken. Met opsommingen werken kan dan helpen.

• Niet alles in één keer

Het frame bestaat uit acht onderdelen. Wanneer je meerdere doelstellingen benoemt, breiden alle onderdelen nog verder uit. Voel daarom niet de druk om alles in één sessie te doen. Is het doel nog niet helemaal helder? Begin dan met het scherpstellen van het eerste gedeelte van het frame, de rest volgt in een latere sessie.

• De tijd die het kost, win je terug

Komt de sessie niet uit in de overvolle agenda van je collega? Bedenk dan dat de tijd die je er nu samen insteekt, zichzelf later weer uitbetaalt. De ervaring leert dat het samen invullen van het frame een mooi begin is van gezamenlijk eigenaarschap van een uitvoerbare strategie. Je wint de tijd terug, betrokkenheid aan de voorkant voorkomt vertraging in de uitvoering. Hopelijk kan je collega zich dus toch twee uurtjes vrijmaken. Tip: bijna iedereen is dol op eten, dus een interactieve lunchsessie is zo gepland!